Le suivi des dépenses est un élément important pour le budget de votre entreprise. En tenant un registre quotidien de vos dépenses, qui suit toutes les dépenses sortantes, vous aide à optimiser la santé financière de votre activité.

Organisez votre trace écrite

Dans le cas où vous traitez les dépenses de vos employés, à la main, il est fort probable que vous ayez des documents papier à gérer et à stocker. Pour être sûr que chacune des dépenses est bien suivie et traitée avec précision, il est primordial de conserver un système de classement rigide, que ce soit pour vos reçus, vos factures ou vos formulaires.

Chaque paperasse perdue pourrait troubler votre comptabilité, annuler vos dépenses et vous faire perdre votre avantage sur le plan fiscal. Il vous est alors conseillé de tout organiser au mieux. Pour cela, gérez vos documents de gestion de dépenses, de manière régulière. Vous pouvez même passer à un outil numérique comme la solution Expensya afin d’éviter que vos documents s’égarent.

Gardez les documents de dépenses à l’écart des autres dossiers

Il est important de rappeler que tamiser des papiers dans des classeurs ou des piles dédiés peut être ennuyeux. En séparant vos dépenses de vos autres documents financiers, vous offrez à votre service RH l’opportunité d’économiser pas mal de tracas. Il est même préférable d’ouvrir un compte spécialement dédié aux dépenses professionnelles.

Standardisez votre processus

Sans un processus strict, il se peut que vos employés s’écartent des sentiers battus. Il se peut en effet qu’un employé du marketing demande une dépense par e-mail tandis qu’un commercial choisit de remplir un formulaire de demande de dépense en version papier. En agissant de la sorte, votre équipe de ressources humaines ne peut gérer qu’un maximum de chaos. La solution est donc de garder en place un système bien solide pour vos audits, vos approbations et vos demandes de remboursement.

Apprenez vos employés

Il est toujours conseillé de faire part de vos processus de gestion à vos employés, qu’ils soient nouveaux ou anciens. Informez-les, non seulement du processus, mais aussi des outils à mettre en place et des attentes en matière de gestion de dépenses. Cela va aider à dissiper toutes sortes de malentendus. Vous allez alors vous donner des raisons de rejeter toute pratique incorrecte.

Pensez à automatiser

En procédant à l’automatisation du processus de gestion de vos dépenses, vous allez pouvoir bénéficier des avantages suivants :

• Gain de temps et d’argent : plus vous automatisez la gestion de vos dépenses, plus vous réduisez votre besoin en papier et donc en impression. Cela vous permet aussi de retrouver facilement vos dossiers.
• Optimisation de budget : en ayant un aperçu complet de toutes vos dépenses, vous pouvez mieux prévoir vos finances.
• Tranquillité d’esprit : avec l’automatisation, vous pouvez avoir un meilleur suivi de l’état de chacun de vos postes de dépenses.