Les frais professionnels doivent faire l’objet d’un remboursement : comment faire respecter ses droits ?

Définition des frais professionnels

Les frais professionnels sont des indemnités ou allocations versées par l’employeur, dont l’objet est de rembourser au salarié des charges supplémentaires inhérentes à son emploi. Elles doivent être utilisées conformément à leur objet et correspondre à une dépense effectivement exposée par le salarié .

Les frais répondant à cette définition ne sont pas soumis à cotisations sociales.

Charge inhérente à l’emploi

Les frais professionnels doivent correspondre pour le salarié à une dépense supplémentaire par rapport à la vie courante et à l’exécution de son contrat de travail. Dans le cas où l’indemnité versée par l’employeur ne correspondrait pas à ces caractéristiques, celle-ci prend alors la forme d’un complément de salaire soumis à cotisations.

Il est difficile d’établir une liste exhaustive de ces frais. Ils peuvent être liés à un déplacement, à une mutation, au télétravail ou encore à l’utilisation par le salarié de son propre matériel informatique pour effectuer son travail .

La jurisprudence a notamment qualifié de frais professionnels :

• une indemnité de boissons chaudes attribuée au personnel travaillant à l’extérieur quand les conditions atmosphériques rendent le travail pénible durant l’hiver (Cass.soc., 26.05.1994, n°91-18262) ;
• la prise en charge des dépenses de frais d’installation du gaz, du courant, de l’eau et de nettoyage du nouvel appartement de salariés mutés, ainsi que des frais de réexpédition du courrier (Cass.soc., 9.09.1995,n°93-20784) ;
• la prise en charge d’un surcroît de dépenses exposées par un salarié envoyé en détachement de longue durée hors de son pays d’origine du fait de cette mutation, même s’il n’est pas engagé dans son seul intérêt, mais aussi dans celui des membres de sa famille (Cass.soc., 31.01.2012 °10- 24388) ;
• les frais d’entretien des uniformes de travail dont l’employeur impose la tenue pour des raisons commerciales (Cass.soc.,12.12.2012, n°11-20502).

Indemnités versées par l’employeur utilisées conformément à leur objet

Afin d’être exonérées de charges sociales, les indemnités versées aux salariés au titre des frais professionnels doivent avoir été utilisées conformément à leur objet.

Le remboursement des frais professionnels

Deux obligations légales mentionnent le remboursement impératif des frais professionnels par l’employeur au salarié :

– l’article L. 3261-1 du Code du travail pour les frais de transport,

– l’article L. 7422-11 du Code du travail pour les frais d’atelier des travailleurs à domicile .

Par ailleurs, de manière générale, les frais exposés par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent lui être remboursés, sauf lorsqu’il a été mentionné dans le contrat que le salarié en conservait la charge moyennant le versement d’une somme fixée à l’avance de manière forfaitaire (Cass.soc., 15.06.2005, n° 03-44.936).

Les modalités de remboursement des dépenses réelles

L’employeur dispose de plusieurs options de remboursement de ces frais. Il peut rembourser le salarié de ses frais sur justificatif ou payer directement les frais, par exemple au pompiste, au restaurateur, etc. L’employeur peut également procéder par versement d’allocations forfaitaires (l’entreprise est dispensée d’apporter des justificatifs sur le montant des frais). Les allocations forfaitaires sont présumées être utilisées conformément à leur objet.